İş hayatında “avans” denildiğinde çoğu zaman konu, çalışana önden verilen bir ödeme olarak algılanır. Oysa avans; maaş, masraf ya da geçici nakit ihtiyacı gibi durumlarda, İK politikaları çerçevesinde tanımlanan ve finans süreçleriyle birlikte yürütülen bir uygulamadır. Çalışanla doğrudan temas ettiği için insan kaynakları süreçleriyle yakından ilişkilidir.
Avansın hangi koşullarda verileceği, kimlerin talep edebileceği, tutar sınırları ve geri ödeme şekli net şekilde tanımlanmadığında, uygulamada tutarsızlıklar ortaya çıkabilir. Bu tutarsızlıklar, sürecin yönetimini zorlaştırarak kurum içinde operasyonel aksaklıklara yol açabilir.
Avans Yönetiminin Amacı Nedir?
Avans yönetiminin temel amacı, çalışanların kısa vadeli nakit ihtiyaçlarını belirli kurallar çerçevesinde karşılamak ve süreci kurum açısından sürdürülebilir hale getirmektir. Sürecin tanımlı olması, avans ödemelerinde tutar, gerekçe ve yetki belirsizliklerinin oluşmasını önler.
İK süreçleri açısından bakıldığında avans yönetimi yalnızca “ödeme yapılması” anlamına gelmez. Aynı zamanda;
- Kimlerin avans talep edebileceğini,
- Hangi durumlarda avans verilebileceğini,
- Avans tutarlarının nasıl belirleneceğini,
- Geri ödeme ve mahsuplaşma esaslarını
kapsayan bütüncül bir süreçtir.
Avans sürecinin hangi kurallara göre işleyeceği net tanımlanmadığında, uygulamalar tutarsız hale gelir ve sürecin yönetimi zorlaşır. Kimin avans talep edebileceği, tutar sınırları, onay yetkisi ve geri ödeme şekli gibi temel noktalar açık değilse, çalışanlar açısından belirsizlik oluşur. Bu durum İK ve finans ekipleri için ek operasyonel yük yaratırken, manuel ilerleyen süreçlerde hata riskini de artırır. Bu nedenle avans yönetiminin başvuru koşulları, tutar sınırları, onay mekanizması ve mahsuplaşma süreci net şekilde tanımlanmalıdır.
İK Süreçlerinde Avans Talebi Nasıl Yönetilir?
Avans talep sürecinin sağlıklı ilerleyebilmesi için, başvurudan onaya kadar olan adımların önceden tanımlanmış olması gerekir. Çalışanın talebini nasıl ileteceği, değerlendirmenin kim tarafından yapılacağı ve hangi kriterlerin esas alınacağı belirsiz olduğunda süreç uzar ve uygulamada tutarsızlıklar ortaya çıkar. Bu nedenle avans talebi, İK süreçleri içinde herkes için aynı şekilde tanımlanmış ve izlenebilir bir süreç üzerinden yönetilmelidir. Böyle bir yaklaşım, taleplerin kişisel inisiyatiflere bağlı kalmadan değerlendirilmesini sağlar.
Talep ve Onay Süreci
Avans talebinin mümkün olduğunca tek bir yöntemle alınması, sürecin daha düzenli ve izlenebilir ilerlemesini sağlar. Sözlü talepler veya farklı kanallar üzerinden yapılan başvurular yerine, kurum tarafından belirlenmiş bir talep yöntemi ya da dijital bir başvuru sistemi tercih edilmelidir.
Genel olarak talep ve onay süreci şu adımlardan oluşur:
- Çalışanın avans talebini belirlenen kanal üzerinden iletmesi
- Talep gerekçesinin ve tutarın açık şekilde belirtilmesi
- Yetkili yönetici veya birim tarafından değerlendirmenin yapılması
- Onaylanan talebin ödeme süreci için ilgili birime aktarılması
Bu adımların net olması, sürecin daha öngörülebilir ve yönetilebilir olmasına yardımcı olur.
İK ve Finans Ekipleri Arasındaki İşbirliği
Avans talep süreci, İK ve finans ekiplerinin kendi sorumluluk alanları çerçevesinde birlikte çalışmasını gerektirir. İK, uygulamanın çalışanlara yönelik kurallarını ve politikalarını belirler finans ekibi ise onaylanan talepler doğrultusunda ödemelerin yapılması, kayıt altına alınması ve mahsuplaşma süreçlerini yürütür. Sürecin aksamaması için, onay ve ödeme bilgilerinin iki ekip arasında açık şekilde paylaşılmasıönemlidir.
İki ekip arasındaki rol ve sorumlulukların açık olması;
- Avans taleplerinin belirlenen kriterlere göre değerlendirilmesini,
- Onaylanan ödemelerin zamanında yapılmasını,
- Avans kayıtlarının muhasebe ve bordro süreçleriyle birlikte takip edilmesini
sağlar.
Bu işbirliği, avans uygulamasının kurum genelinde daha öngörülebilir ve yönetilebilir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur.
Avans Yönetiminin Çalışan Memnuniyetine Etkisi
Avans sürecinde çalışan için önemli olan, neyle karşılaşacağını bilmesidir. Hangi koşullarda avans talep edilebildiğinin ve başvurunun nasıl ilerlediğinin net olması, sürecin daha rahat takip edilmesini sağlar. Buna karşılık, talep ve onay adımlarının belirsiz olduğu uygulamalarda çalışanlar sürece mesafeli yaklaşabilir. Avans taleplerinin farklı kanallar üzerinden manuel şekilde yürütülmesi de bu belirsizliği artırarak sürecin takip edilmesini zorlaştırabilir.
JetHR ile Uçtan Uca Avans Yönetimi
JetHR Avans Yönetimi Modülü, çalışanların nakit avans taleplerini dijital ortamda, şirket tarafından belirlenen kurallara uygun şekilde iletebilmesini sağlar. İK yöneticileri ise avans onay süreçlerini sistem üzerinden kolayca yönetebilir. Modül sayesinde avans talepleri manuel belgelerle yürütülmek yerine, standart ve şeffaf bir yapı içinde değerlendirilir.
Avans Yönetimi Çözümü Sunan JetHR Avans Modülü ile Neler Yapabilirsiniz?
JetHR Avans Yönetimi Modülü ile çalışanların nakit avans taleplerini, İK tarafından belirlenen kurallara uygun şekilde tek bir sistem üzerinden alabilirsiniz. Avansları tek seferlik ya da taksitli olarak planlayabilir faizli veya faizsiz seçenekleri kurum uygulamalarınıza göre tanımlayabilirsiniz. Vade sürelerini, ödeme planlarını ve onay adımlarını şirketinizin kendi prensipleri doğrultusunda belirleyerek süreci baştan sona kontrol altında tutabilirsiniz.
Kontrollü, şeffaf ve kurum kurallarına uygun avans yönetimi için JetHR çözümlerini keşfedin.
Detaylı bilgi almak ve size en uygun çözümü öğrenmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
